Ineffektive und zu viele Meetings werden von den meisten Menschen als die größten Produktivitätshemmer bei der Arbeit empfunden.**
25% sagen, dass schlechte Meetings sogar die Kundenbeziehungen schädigen.*
Und die 73 Mrd €/Jahr basieren darauf, dass Angestellte im Schnitt 2 Stunden pro Woche in ergebnislosen Meetings verbringen. Bei vielen ist dies weitaus mehr – und oft gibt es noch nicht einmal eine Agenda.
Was also tun?
Meeting-Moderator:innen ausbilden!
Die Meeting-Moderation wird erstaunlicherweise kaum als Instrument für effiziente Meetings wahrgenommen. Dabei ist sie ein ganz wesentlicher – und mächtiger – Faktor!
Wie der Spielleiter beim Brettspiel, sorgt der/die Moderator:in für die Einhaltung der Regeln. Das Brettspiel funktioniert und macht allen Spaß nur durch die Regeln. Regelbrecher sind „Spielverderber“. Im Meeting schaffen Regeln erst den Raum für hochwertigen Diskurs, robuste Entscheidungen und sinnvolle Ideen.
Die Moderatorin ist also nicht die Polizistin, die abstraft oder bestenfalls das Protokoll schreibt. Im Gegenteil: Sie ist die gestaltende Kraft für fruchtbare Meetings.
Die Macht der Moderator:innen
Dafür muss der Moderator diese Rolle jedoch effektiv und glaubwürdig ausfüllen:
1. Die Zeit der Teilnehmenden muss sinnvoll eingesetzt werden.
2. Beiträge sollen von allen kommen – nicht nur von den „üblichen Verdächtigen“ – und qualitativ hochwertig sein.
3. Ziele und Ergebnisse stehen im Fokus, werden für alle verständlich kommuniziert und klar dokumentiert.
Diese Rolle ist also sehr mächtig. Denn sie kann dem Unternehmen viel Geld und Meeting-Teilnehmenden viel Energie und Zeit einsparen!
Um dies zu erreichen, müssen Meeting-Moderator:innen jedoch geschult werden. Aktuell ist das bei nur 25% aller Moderator:innen der Fall.**
Moderator:innen müssen in der Lage sein, mit Querulanten, Regelbrechern und Platzhirschen effektiv umzugehen – auch, wenn es die Vorgesetzte ist! Das lässt sich lernen.
Ebenso, wie effektive Moderationstechniken für die verschiedenen Phasen und Formate von Meetings – inkl. Vor- und Nachbereitung.
Der Gedanke: „Das brauchen wir doch nicht. Wir sind doch alles erwachsene Menschen.“, ist erwiesenermaßen falsch. Meetings funktionieren eben häufig nicht.
Zeit also, aus dieser Schleife auszubrechen!
Eine tolle Buchempfehlung zu diesem Thema ist: „Wenn Höflichkeit reinhaut – Moderation als Kampfkunst“ von Dr. Peter Modler.
*Doodle State of Meeting Report 2019 mit 6.500 Fachkräften in USA, UK und Deutschland
** MS Work Trends Index 2023 mit 31.000 Befragten in 31 Ländern aus verschiedenen Sektoren und Berufsgruppen
